Vous considérez que votre entreprise est intelligente ? Si elle prend en considération la gestion de ses documents en concordance avec la croissance de sa taille, c’est qu’elle est dite intelligente.
Gérer ses documents, c’est gérer ses processus et les processus sont primordiaux surtout si votre société est en croissance. Vous devrez donc penser à mettre la documentation au centre de votre stratégie.
Pour cela, nous aborderons trois idées pour vous aider à suivre un bon rythme de croissance réussie.
1 – Documentez vos workflow documentaires :
Le workflow désigne tout ce qui est mis en place pour mener à bien vos projets. Si vos workflows ne sont pas adaptés à votre vitesse de croissance, vous risquez de perdre vos documents, dépasser les délais et désorienter les nouvelles reçues.
Il est dès lors nécessaire de mettre en place un workflow parfaitement adapté qui repose sur la simplification des interactions. Cette adaptation vous permettra d’identifier les personnes, les processus et technologies qui pèsent le plus. Non seulement, mais vous pourrez identifier concrètement les failles de vos processus, les personnes à impliquer et les besoins en matières d’automatisation.
2 – Externalisez la gestion documentaire :
L’équation temps taille part en déséquilibre une fois le facteur taille augmente. Plus votre entreprise grandit, moins vous avez de temps. Veillez à optimiser votre temps en choisissant ce que vous pouvez déléguer ou automatiser et ce que vous devez faire part votre propre supervision.
Xerox a développé la solution de sous-traiter et automatiser vos tâches grâce aux services de gestion d’impression et aux imprimantes multifonctions. Pour mieux choisir les fournisseurs et les solutions d’impressions qui vous conviennent vous devrez d’abord évaluez votre environnement d’impression et vos processus de gestion documentaire.
3 – Renforcez le niveau de sécurité de la documentation :
Les chiffres sont très parlants et révèlent que 90 % des entreprises ont connu des failles de sécurité pour des raisons d’impressions non sécurisées. Ce fait devrait susciter les réactions des entreprises à envisager des mesures de sécurité. L’augmentation de la taille de votre entreprise n’est pas seulement liée à l’importance de la gestion de vos documents, mais aussi à leur confidentialité.
Pour une meilleure sécurité, il faudra suivre les étapes suivantes :
1 – Évaluez votre infrastructure d’impression actuelle
2 – Définissez des normes de sécurité claires
3 – Procédez à un audit de votre environnement d’impression en vous appuyant sur ces normes.
4 – Utilisez un processus formalisé pour identifier ce qui ne correspond pas à vos attentes.
Le changement de la taille de votre entreprise fait changer vos enjeux d’optimisation. Quand vous êtes en phase de petite entreprise vous cherchez à réduire vos frais, quand vous passez à une plus grosse structure vous visez l’intégration et la stabilité tandis que quand votre entreprise est en croissance, vous devez supporter la montée en charge et vous montrer flexibles.
Pour supporter cette croissance vos équipements doivent être au service de votre productivité. Il ne s’agit pas d’augmenter le nombre des imprimantes pour relever le défi de votre documentation, il faut plutôt penser à mettre en place des imprimantes multifonctions avec tous ses avantages fonctionnels tel que l’impression depuis le mobile, la personnalisation, l’automatisation des workflows favoris de vos équipes. Nous sommes arrivés à un air ou les imprimantes vous offrent plus que l’impression des documents.
