On a tous déjà participé à une conférence sur tablette, consulté nos e-mails sur notre smartphone ou téléchargé un document à distance sur le réseau de l’entreprise alors qu’on était dans notre bureau devant notre PC.
Le mobile est aujourd’hui omniprésent et nous participons tous à l’évolution de ce phénomène de travailleurs mobiles. L’IDC estime même que d’ici 2020, leur nombre dépassera les 105 milliards représentant ainsi près du ¾ de la main d’œuvre totale aux USA.
Cette ère de mobilité occupe une place clé dans la transformation numérique en augmentant l’efficacité des processus et en répondant aux besoins des clients d’une façon rapide.
1. Elaborez une stratégie mobile facilitant la productivité :
Le personnel travaillant à domicile doit pouvoir consulter et imprimer des documents depuis n’importe où, à tout moment et sur n’importe quel appareil. Pour ce faire, les entreprises doivent incorporer leurs workflows mobiles à leurs processus métier existants.
Cette intégration permettra de passer d’une production documentaire à un processus documentaire dont l’enjeu consistera à élaborer une stratégie facilitant la productivité.
En remplaçant par exemple vos formulaires papier par des formulaires mobiles, vous donnez la possibilité à vos collaborateurs en déplacement de recueillir les données et de les inclure à vos systèmes.
Par la suite, vous pourrez améliorer votre stratégie mobile en analysant le processus dans lequel s’inscrit ce formulaire et ainsi connaître le chemin que suit ce document, l’étape où il doit être imprimé et où se situent d’éventuels dysfonctionnements.
2. Alliez la solution d’impression mobile à la sécurité :
Donner les moyens d’être plus productif à votre équipe est une excellente décision, cependant cette productivité doit aller de pair avec le contrôle et la sécurité. D’où le choix d’une solution d’impression mobile facilitant la connectivité sans pour autant compromettre la sécurité de votre réseau et documents.
C’est dans cette même démarche que de bonnes pratiques doivent intégrer votre stratégie de sécurité documentaire comme :
- L’identification et la gestion des utilisateurs via une authentification LDAP.
- L’impression à la demande via des lecteurs de carte sécurisés.
- La mise en attente sécurisée des documents jusqu’à la connexion de l’utilisateur pour lancer l’impression.
- Des politiques d’accès bloquant et autorisant l’impression mobile.
3. Choisissez une solution simple sans configuration ni manipulation complexe :
Une solution mobile permet d’imprimer aussi simplement qu’en appuyant sur un bouton, sans configuration ni manipulation complexe ni même de pilote d’impression. Concernant la sélection des supports et le réglage des préférences, ces dernières s’effectuent de manière simple et intuitive.
Cette solution multiplateforme dispose d’une application mobile compatible avec Android, iOS, et Windows. De plus, les utilisateurs mobiles ont la possibilité d’imprimer sans difficulté des fichiers complexes ou volumineux du type PDF, présentations et feuilles de calcul.
En résumé, imprimer un document depuis votre smartphone devient tout aussi simple que d’envoyer un e-mail.
Avec plus de 8 milliards d’appareils dans le monde et 11,6 milliards d’ici 2021, la révolution mobile bat son plein. Pour les entreprises de toutes tailles, cette tendance offre de formidables opportunités d’affaire. Cependant, qui dit opportunités dit importants défis. Ce changement implique de s’adapter à une toute nouvelle façon de travailler.
Afin de tirer pleinement parti de la révolution mobile et progresser dans votre transformation numérique, il serait judicieux de faire appel à un fournisseur de services de gestion d’impression expérimenté.
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