Autrefois, scanner un document paraissait une tâche obscur et difficile à établir vu les réglages complexes dédiés qu’aux experts et non les non spécialistes, récemment, beaucoup d’entreprises ont pensé à leurs clients (particulier, entreprise…) et donc à leur offrir un usage beaucoup plus facile sans avoir recours à un expert pour scanner un document.
Contrat commercial, des papiers administratifs, des factures ou aussi des relevés de banques, tous ces documents importants sont d’usage quotidien, les avoir en format papier peut s’avérer une prise de risque mais en les numérisant, nous évitons leurs pertes comme leurs endommagements.
La numérisation est donc la clef de la transformation digitale autant pour les entreprises que pour les particuliers mais cette action a souvent été relié à une galère vu le grand nombre d’étapes à suivre pour à la fin scanner un simple document. Et donc, pour effectuer cette action rapidement et efficacement tout en utilisant correctement un scanner ou une imprimante multifonctions, on vous propose les astuces suivantes qui vous permettront de gagner du temps et en même temps de l’énergie :
ASTUCE 1 : Création de raccourcis
Cette astuce ne prend généralement que quelques minutes pour la paramétrer mais va vous faire gagner beaucoup de temps lors du scan.
Il s’agit d’identifier les opérations de numérisations que vous faites fréquemment et simplifiez par la suite leur commande en mode raccourci.
La création de raccourci peut se faire comme suit :
- Vers les paramètres de numérisation que vous utilisés le plus, soit en noir et blanc, recto ou verso …
- Vers votre adresse email si vous souhaitez récupérer vos documents à travers cette voie
- Vers le dossier où se trouvent la plupart de vos scans
Après avoir choisi un de ses choix de création de raccourci, vous lancerez donc la numérisation, vous éviterez les erreurs de saisie et surtout de réglages et vous gagnerez encore du temps.
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ASTUCE 2 : Installation du GED
La gestion électronique des documents ou GED conçue comme armoire documentaire remplace le serveur local des sociétés en silos et donne le type du document lu est votre ultime solution pour non seulement gagner du temps lors de ces opérations fastidieuses mais aussi vous allez améliorer votre productivité pour l’ensemble de vos missions.
Et donc pour scanner vos documents, vous n’avez qu’à les placer dans votre périphérique. Et tout de suite, la GED et le scanner travaillent les deux ensembles pour vous garantir un scan réussi tout en simplifiant la numérisation.
Ces 2 astuces vont vous permettre de scanner vos documents le plus simple et rapide possible .
